يستغرق نقل مستند محمي بكلمة مرور إلى شخص آخر عبر البريد الإلكتروني تخطيطًا أكثر قليلاً مما قد تتوقعه. يجب أن تكون كلمة المرور هي أول ما يخطر ببالك إذا كنت ترغب في الحصول على أكبر قدر ممكن من الأمان لمستندك. أيضًا ، أرسل المستندات الحساسة فقط إلى الأشخاص الذين تثق بهم. كلما قل عدد الأشخاص الذين يرون بياناتك الخاصة ، كان ذلك أفضل.
كيفية حماية معلوماتك الخاصة قبل إرسالها عبر البريد الإلكتروني.
قم بإنشاء مستند جديد في ملف Word أو Excel وأدخل بياناتك الحساسة. احفظ مستند Word الذي تريد إرساله عبر البريد الإلكتروني بالضغط على "ملف" في القائمة الرئيسية واختيار "حفظ باسم". سيتم عرض نافذة حوار جديدة حيث يمكنك إدخال اسم لملفك. اكتب اسم من اختيارك. قد ترغب في إضافة الأحرف الأولى من المستلم حتى تتمكن من تحديد الملف بسهولة لاحقًا عندما تكون جاهزًا لإرساله إليهم.
حماية الملف عن طريق تحديد "أدوات" في القائمة الرئيسية، ثم انقر فوق "خيارات"، ثم النقر على "الأمن" علامة التبويب. سترى مربعًا باسم "كلمة المرور للفتح" . أدخل كلمة مرور ، ثم اكتبها مرة أخرى في المربع الثاني لتأكيدها.
للحصول على الأمان الأمثل ، يجب أن تكون كلمة المرور طويلة ومعقدة بما يكفي لتحمل الهجمات على غرار قاموس القوة الغاشمة. تأكد من أن كلمة المرور تتكون من ثمانية أحرف على الأقل واستخدم مزيجًا من الأحرف الكبيرة والأحرف الصغيرة والأرقام والرموز لأكبر قدر ممكن من التعقيد.
انتقل الآن إلى بريدك الإلكتروني واكتب بريدًا إلكترونيًا إلى الشخص الذي ترغب في إرسال المستند إليه وإرفاق الملف بالبيانات الحساسة. تأكد من إخبار المستلم أن المستند محمي بكلمة مرور وأنك ستمنحه كلمة المرور.
ملاحظة: لا تكتب كلمة المرور في نفس البريد الإلكتروني مثل المستند المحمي بكلمة مرور. اتصل بالمستلم على الهاتف أو اتصل به بطريقة أخرى لإدخال كلمة المرور. أيضًا ، لا تكتب كيف ستتواصل مع الشخص في البريد الإلكتروني ، وإذا كنت تنوي إرسال كلمة المرور عبر البريد الإلكتروني ، فاترك سطر الموضوع فارغًا.
بمجرد استلام المستلم للمستندات المحمية بكلمة مرور ، تقوم بحذف جميع نسخ المستند على جهازك.